Nutzungsbedingungen Web-Bestätigungen

Fassung vom 03.11.2026

Anbieter: DEKObyte Software & IT-Beratung, Inhaber Dennis Korittke, Am Feuerwehrhaus 5, 37191 Katlenburg-Lindau, Telefon +49 (0) 55 51 – 91 30 51, E-Mail info@palettenkonto.net, USt-IdNr. DE309848360 – im Folgenden „DEKObyte“ oder „wir“

Kunde: das Unternehmen, das den Dienst mit dem Antrag nach Anlage 2 beantragt – im Folgenden „Sie“ oder „Kunde“

Inhalt

• Teil A · Nutzungsbedingungen: § 1 Gegenstand und Vertragspartner · § 2 Nur für Unternehmen · § 3 Antrag und Vertragsschluss · § 4 Kostenlose Einführungszeit · § 5 Kündigung · § 6 Nach dem Ende · § 7 Empfang der Antworten · § 8 Umfang der Abfragen · § 9 Mitteilungen Ihrer Tauschpartner außerhalb des Dienstes · § 10 Hinweis für Ihre Tauschpartner · § 11 Auftragsverarbeitung und Datenschutz · § 12 Haftung · § 13 Mitteilungen zum Vertrag · § 14 Schlussbestimmungen
• Anlage 1 · Leistungsbeschreibung
• Anlage 2 · Antrag

Teil A · Nutzungsbedingungen

§ 1 Gegenstand und Vertragspartner

(1) DEKObyte stellt Ihnen das Zusatzmodul „Web-Bestätigungen“ zum Palettenkonto bereit (im Folgenden „Web-Bestätigung“ oder „der Dienst“). Mit dem Dienst lassen Sie Palettensalden von Ihren Tauschpartnern online bestätigen. Was der Dienst tut und was nicht, beschreibt Anlage 1 (Leistungsbeschreibung).

(2) DEKObyte bietet den Dienst im eigenen Namen an, betreibt ihn und ist Ihr alleiniger Vertragspartner.

(3) Werktage im Sinne dieser Bedingungen und ihrer Anlagen sind Montag bis Freitag, außer an gesetzlichen Feiertagen in Niedersachsen.

§ 2 Nur für Unternehmen

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.

§ 3 Antrag und Vertragsschluss

(1) Sie beantragen den Dienst per E-Mail an info@palettenkonto.net mit dem Antragstext aus Anlage 2 und der Antragsdatei client.csr; wer schon einen Zugang hat, schickt nur den Antragstext (Anlage 2 Nr. 2.6). Mit dem Antrag nehmen Sie diese Nutzungsbedingungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung in der Fassung an, deren Datum der Antrag nennt. Die Antragsdatei allein ist kein Antrag.

(2) Der Vertrag kommt zustande, wenn DEKObyte die Annahme Ihres Antrags per E-Mail bestätigt. Ihr Zertifikat erhalten Sie erst nach dieser Bestätigung.

(3) Ohne die Angaben des Antrags zu Firma und Anschrift, zur E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen Ihrer Tauschpartner, zum Datenschutzbeauftragten (falls benannt), zur Buchführungspflicht und zu den Standardfristen richten wir keinen Zugang ein, und es gehen keine Links zur Bestätigung per Mail an Ihre Tauschpartner. Ändern sich diese Angaben, teilen Sie uns das mit.

§ 4 Kostenlose Einführungszeit

(1) Die Nutzung ist bis zum Ende Ihrer kostenlosen Nutzung kostenlos.

(2) Ende Ihrer kostenlosen Nutzung ist der Tag, an dem die Palettenkonto-Lizenz abläuft, die bei Eingang Ihres Antrags läuft, einschließlich einer bis dahin schon erworbenen Verlängerung, spätestens aber der Tag ein Jahr nach Eingang Ihres Antrags. Hat diese Lizenz kein Ablaufdatum, endet die kostenlose Nutzung ein Jahr nach Eingang Ihres Antrags. Läuft bei Eingang Ihres Antrags keine Palettenkonto-Lizenz, gilt die kostenlose Einführungszeit für Sie nicht; Sie können den Dienst dann nur zu den Preisen und Bedingungen der kostenpflichtigen Fassung nutzen. Maßgeblich sind die Lizenzdaten von DEKObyte.

(3) Stichtag ist der 31. März 2027. Diese kostenlose Einführungszeit gilt für Anträge, die bis zum Ablauf des Stichtags bei DEKObyte eingehen. Für spätere Anträge gelten von Anfang an die Preise und Bedingungen der kostenpflichtigen Fassung.

(4) DEKObyte teilt Ihnen das Ende Ihrer kostenlosen Nutzung sowie Preis und Bedingungen für die Zeit danach mindestens sechs Wochen vor diesem Ende per E-Mail an die im Antrag genannte Adresse mit. Stehen Preis und Bedingungen bei Annahme Ihres Antrags schon fest, teilen wir Ihnen das Ende Ihrer kostenlosen Nutzung sowie Preis und Bedingungen mit der Annahme mit; die Frist von sechs Wochen gilt dann nicht. Das Ende Ihrer kostenlosen Nutzung nennen wir Ihnen in jedem Fall schon mit der Annahme Ihres Antrags. Stehen Preis und Bedingungen sechs Wochen vor diesem Ende noch nicht fest, teilen wir sie Ihnen mit, sobald sie feststehen; Ihre kostenlose Nutzung endet trotzdem an dem Tag nach Absatz 2.

(5) Mit Ablauf des Tages, an dem Ihre kostenlose Nutzung endet, endet dieser Vertrag, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Dienst wird nur fortgesetzt, wenn Sie ihn spätestens an diesem Tag ausdrücklich bestellen (Verlängerung; E-Mail genügt); dann gelten die mitgeteilten Preise und Bedingungen. Ohne Bestellung entstehen Ihnen keine Kosten.

§ 5 Kündigung

(1) Sie können jederzeit in Textform kündigen; der Vertrag endet dann mit Ablauf des Monats, der auf den Zugang der Kündigung folgt. DEKObyte kann mit einer Frist von sechs Wochen kündigen; das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(2) Halten wir nach Ihrem Einspruch an einem neuen oder geänderten Unterauftragsverarbeiter fest, können Sie diesen Vertrag zusammen mit dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Zeitpunkt des Einsatzes ohne Kosten kündigen (Vertrag zur Auftragsverarbeitung, § 8 Abs. 3).

§ 6 Nach dem Ende

(1) Nach dem Ende des Vertrags nimmt der Dienst keine neuen Daten und keine Antworten Ihrer Tauschpartner mehr an und verschickt keine neuen Bestätigungsanfragen; wer danach einen älteren Link öffnet, wird gebeten, sich direkt an Sie zu wenden. Eingegangene Antworten können Sie noch 30 Tage lang über „Web-Bestätigungen“ übernehmen.

(2) Nach dem Ende des Vertrags können Sie Ihre Daten im Dienst – Entscheidungen Ihrer Tauschpartner, Belege und Protokoll – noch mindestens 30 Tage lang als Export (Belege als PDF, Daten in einem maschinenlesbaren Format) bei DEKObyte anfordern. Danach werden sie gelöscht, soweit sie nicht nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.

(3) Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt für die Aufbewahrung der Belege fort; auf Verlangen erhalten Sie vorher eine vollständige Kopie.

(4) Die Archivphase nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (§ 10 Abs. 5) ist kostenfrei.

(5) Den Ablauf beim Ende beschreibt Anlage 1, Nr. 5.

§ 7 Empfang der Antworten

Die Web-Bestätigung ist der Weg, auf dem Ihre Tauschpartner auf Ihre Aufstellungen antworten; Sie bestimmen die Web-Bestätigung zu Ihrer Empfangseinrichtung für diese Antworten. Sie sorgen dafür, dass Ihr Connector an Arbeitstagen läuft, und übernehmen die Antworten zeitnah.

§ 8 Umfang der Abfragen

Die Web-Bestätigung fragt bei einem Tauschpartner nur an, wenn es für ihn etwas zu beantworten gibt; Salden ohne Bewegung fragt die Web-Bestätigung nicht ab. Fristen, insbesondere die Verjährung Ihrer Ansprüche, überwachen Sie selbst.

§ 9 Mitteilungen Ihrer Tauschpartner außerhalb des Dienstes

(1) Erhält DEKObyte Mitteilungen eines Tauschpartners des Kunden, mit denen dieser eine über die Web-Bestätigung abgegebene Antwort zurücknehmen, anfechten oder berichtigen will, leitet DEKObyte sie unverändert und unverzüglich, spätestens am folgenden Werktag, an den Kunden weiter und hält Eingang und Weiterleitung mit Datum fest.

(2) Für Rückfragen und Einwände verweist der Dienst Ihre Tauschpartner direkt an Sie. DEKObyte und seine Unterauftragsverarbeiter treten Ihren Tauschpartnern gegenüber außerhalb des Dienstes nicht als Empfangsstelle für Mitteilungen an Sie auf; § 7 und Absatz 1 bleiben unberührt.

§ 10 Hinweis für Ihre Tauschpartner

Nach der Antwort des Tauschpartners zeigt der Dienst einen gekennzeichneten Hinweis von DEKObyte auf die Software Palettenkonto mit Links auf palettenkonto.net (auf der Abschlussseite und im Fuß der Danke-Seite). Daten des Kunden und seiner Tauschpartner werden dafür nicht verwendet. Der Kunde kann den Hinweis jederzeit durch Mitteilung an DEKObyte abschalten lassen.

§ 11 Auftragsverarbeitung und Datenschutz

(1) Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Dienst gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Fassung vom 03.11.2026), den Sie mit Ihrem Antrag annehmen. Sie sind für die Daten Ihrer Tauschpartner Verantwortlicher; DEKObyte verarbeitet sie als Ihr Auftragsverarbeiter und setzt die im Vertrag zur Auftragsverarbeitung genannten Unterauftragsverarbeiter ein.

(2) Daten aus dem Dienst werten DEKObyte und seine Unterauftragsverarbeiter über Kunden hinweg nur als Zahlen ohne Personenbezug aus, und nur für Betrieb und Abrechnung, etwa die Zahl versandter E-Mails je Kunde oder die Zahl der Kunden.

§ 12 Haftung

DEKObyte haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet DEKObyte nur, wenn eine wesentliche Vertragspflicht verletzt ist. Das ist eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen. Die Haftung ist dann auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Unberührt bleibt die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und aus einer übernommenen Garantie.

§ 13 Mitteilungen zum Vertrag

Mitteilungen zum Vertrag sendet DEKObyte per E-Mail an die Adresse, die Sie im Antrag für Mitteilungen zum Vertrag genannt haben. Ändert sich diese Adresse, teilen Sie uns die neue mit. Ihre Erklärungen nach diesen Bedingungen genügen in Textform; eine E-Mail an info@palettenkonto.net genügt.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gelten diese Nutzungsbedingungen mit Anlage 1 (Leistungsbeschreibung) und Anlage 2 (Antrag) in der Fassung, deren Datum Ihr Antrag nennt.

(2) Bei Widersprüchen geht der Vertrag zur Auftragsverarbeitung diesen Bedingungen vor, soweit es um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht.

Anlage 1 · Leistungsbeschreibung

Diese Anlage beschreibt, was die Web-Bestätigung tut und was nicht. Sie passt zur Kundenanleitung, Abschnitt „Was die Antworten Ihrer Tauschpartner bedeuten“, und zur Seite https://palettenkonto.net/web-bestaetigungen/.

1 Wer den Dienst erbringt, Voraussetzungen

1.1 DEKObyte ist Anbieter, betreibt den Dienst und ist Ihr Vertragspartner. Ansprechpartner für Fragen ist der Support von DEKObyte: info@palettenkonto.net, Telefon +49 (0) 55 51 – 91 30 51.

1.2 Server und Mailversand. Der Dienst läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland). Die E-Mails an Ihre Tauschpartner versendet der Dienst über die Strato AG. Ihre Daten werden in Deutschland verarbeitet und nicht in Länder außerhalb der EU und des EWR übermittelt. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter und die Regeln für Änderungen stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

1.3 Was Sie brauchen:

• Palettenkonto 3.3.7 auf allen Arbeitsplätzen
• eine PostgreSQL-Datenbank (Pro- oder Unlimited-Lizenz). Mit SQLite geht es nicht, wir beraten Sie gern.
• den Windows-Rechner mit der Datenbank, mit Internet nach außen (confirm.palettenkonto.net, Port 8443)
• einmal Administratorrechte und das Kennwort des PostgreSQL-Administrators

2 Was die Web-Bestätigung tut

2.1 Connector. Ein kleines Programm, der Connector, läuft als Windows-Dienst auf dem Rechner mit Ihrer Datenbank. Er liest regelmäßig die Palettensalden des letzten abgeschlossenen Monats, schickt sie verschlüsselt an den Dienst und holt die Entscheidungen Ihrer Tauschpartner ab; er legt sie in einem Zwischenbereich Ihrer Datenbank ab. Eingehend wird bei Ihnen nichts geöffnet.

2.2 Links zur Bestätigung per Mail und Erinnerungen.

• Die Web-Bestätigung schickt einem Tauschpartner höchstens einmal im Monat einen Link zur Bestätigung per Mail, und nur, wenn es für ihn etwas zu beantworten gibt: neue oder geänderte Buchungen, Buchungen oder einen Übertrag, denen er widersprochen hat, einen geänderten Übertrag oder einen Übertrag, den er nach einem früheren Link zur Bestätigung noch nicht beantwortet hat. Antwortet er nicht, erinnert die Web-Bestätigung ihn bis zu zweimal, nach 7 und nach 14 Tagen. Ist für Ihr Konto „nur nach Freigabe“ eingestellt, schreibt die Web-Bestätigung ihn außerdem erst an, wenn seine Adresse freigegeben ist.
• Jede Mail mit einem Link zur Bestätigung, auch jede Erinnerung, trägt einen eigenen Link; ein Link gilt 14 Tage. Tauschpartner, die Sie im Palettenkonto auf inaktiv setzen oder ohne E-Mail-Adresse führen, schreibt die Web-Bestätigung nicht an.
• Absender ist technik@confirm.palettenkonto.net, angezeigt als „Ihr Unternehmen über Palettenkonto Confirm“. Ist bei Ihrer eigenen Firma eine E-Mail-Adresse eingetragen, steht sie als Antwortadresse in jeder Mail (Nr. 4.2); sonst bittet die Mail Ihren Tauschpartner, Fragen direkt mit Ihnen zu klären.
• Jede E-Mail nennt Sie als Verantwortlichen mit Firma, Anschrift und Ihrer E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen, verweist auf den Datenschutzhinweis und enthält einen Absatz zum Widerspruchsrecht Ihres Tauschpartners. Firma und Anschrift stehen auch unten auf seiner Bestätigungsseite, mit einem Link auf den Datenschutzhinweis.
• Versandmodus. Für Ihr Konto ist einer von zwei Modi eingestellt: „automatisch“ (Post ohne Freigabe) oder „nur nach Freigabe“. Im Modus „nur nach Freigabe“ prüft ein Mitarbeiter von DEKObyte vor der ersten E-Mail an eine Adresse, ob sie plausibel ist, und gibt sie frei. Die Freigabe durch DEKObyte prüft Adressen auf Auffälligkeiten. Sie bestätigt nicht, dass eine Adresse zu Ihrem Tauschpartner gehört. Den Modus wählen Sie; er ist Ihre Weisung nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. DEKObyte fragt ihn vor der Einrichtung per E-Mail bei Ihnen ab, und Sie teilen ihn in Textform mit; ändern können Sie ihn jederzeit durch Mitteilung in Textform.
• Die Mails mit dem Link zur Bestätigung und die Erinnerungen bekommen Ihre Tauschpartner auf Deutsch oder Englisch, je nach dem Land des Partners im Palettenkonto; Beleg und Belegmail folgen der Sprache, die Ihr Tauschpartner auf der Bestätigungsseite gewählt hat (Nr. 2.3).

2.3 Bestätigungsseite. Über den Link sieht Ihr Tauschpartner die Salden und Buchungen, ohne sich anzumelden. Er wählt je Ladungsträger „Bestätigen“ oder „Korrigieren“, stimmt einzelnen Buchungen zu oder widerspricht ihnen und kann eine eigene Zahl und eine Begründung oder einen Kommentar angeben. Auf der Bestätigungsseite können Ihre Tauschpartner zwischen Deutsch und Englisch wechseln. Die Seite setzt keine Cookies, speichert nichts auf dem Gerät, lädt nichts von fremden Servern und verwendet keine Analyse- oder Werbedienste.

2.4 Festhalten und Beleg.

• Der Dienst hält die Antwort mit Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung und Anzeigesprache beim Absenden fest, dazu das erste Öffnen jedes Links mit IP-Adresse und Browserkennung und die Zahl weiterer Aufrufe ohne IP-Adresse. Über jede Antwort erzeugt er einen PDF-Beleg („Beleg zur Palettensaldo-Bestätigung“). Belege und Entscheidungsprotokoll werden während der Aufbewahrungsfristen nicht verändert.
• Ihr Tauschpartner bekommt eine Kopie des Belegs per E-Mail an die Adresse, die Sie zum Zeitpunkt dieser E-Mail für ihn führen. Im Modus „nur nach Freigabe“ hält die Web-Bestätigung die Kopie zurück, wenn diese Adresse neu und noch nicht freigegeben ist.
• Der Tauschpartner kann seinen Beleg über die Links in seinen E-Mails bis zwölf Monate nach seiner Antwort erneut herunterladen, in der Archivphase nicht. Danach zeigt die Seite: „Eine Kopie Ihres Belegs erhalten Sie auf Anfrage bei {firma}.“ Die Archivphase beginnt mit Schritt 5 nach Nr. 5.
• Aufbewahrt und gelöscht wird nach der Anlage „Löschkonzept“ zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Belege und Entscheidungen standardmäßig bis zum Ende des 8. Kalenderjahres nach dem Jahr der Entscheidung.

2.5 Übermittlung an Sie.

• Im Palettenkonto holen Sie die Antworten über „Web-Bestätigungen“ im Hauptmenü mit einem Klick: Zustimmungen werden grün, Widersprüche werden zu Wiedervorlagen. Ihre Buchungen ändert dabei niemand. Was übernommen wird, entscheiden Sie im Palettenkonto.
• Sie erhalten je Antwort die Entscheidungen Ihres Tauschpartners, seine Zahl, seine Begründung, den Zeitpunkt und die E-Mail-Adresse, die Sie für ihn führen. IP-Adresse und Browserkennung erhalten Sie nicht automatisch; sie stehen auf dem Beleg.
• Steht hinter der Begründung Ihres Tauschpartners „(einzelne Zeichen ersetzt)“, konnte das Palettenkonto einzelne Buchstaben nicht darstellen; sie wurden durch ähnliche ersetzt. Den genauen Wortlaut erhalten Sie beim Support, wenn Sie die Vorgangsnummer aus der Wiedervorlage angeben. Die Frist dafür regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (§ 10 Abs. 7).

2.6 Empfangseinrichtung. Die Web-Bestätigung ist der Weg, auf dem die Tauschpartner des Kunden auf seine Aufstellungen antworten. Der Kunde bestimmt die Web-Bestätigung zu seiner Empfangseinrichtung für diese Antworten. Er sorgt dafür, dass sein Connector an Arbeitstagen läuft und die Antworten abruft, und übernimmt sie zeitnah in das Palettenkonto. Nachteile aus verspätetem Abruf oder verspäteter Übernahme trägt der Kunde, soweit sie nicht auf einer Störung der Web-Bestätigung beruhen. Antworten, die die Web-Bestätigung nicht an das Palettenkonto weitergibt, teilt DEKObyte dem Kunden auf Anfrage mit.

2.7 Herstellerhinweis nach der Antwort.

(1) Nach der Antwort des Tauschpartners zeigt der Dienst auf der Abschlussseite einen als Hinweis von DEKObyte gekennzeichneten Hinweis auf die Software Palettenkonto mit Links auf palettenkonto.net; dazu gehört ein Link auf palettenkonto.net im Fuß der Danke- und der Abschlussseite (Herstellerhinweis). Der Herstellerhinweis erscheint nicht vor der Antwort, nicht in E-Mails und nicht im Beleg. Der Kunde weist DEKObyte an, den Herstellerhinweis als Teil des Dienstes anzuzeigen, solange er ihn nicht nach Absatz 3 abschaltet.

(2) Der Herstellerhinweis ist für alle Empfänger gleich. Für ihn werden personenbezogene Daten des Kunden und seiner Tauschpartner weder verwendet noch ausgewertet noch weitergegeben. Die Links tragen ausschließlich feste, für alle Empfänger gleiche Kampagnenangaben und keine Kennung des Kunden, des Tauschpartners oder des Vorgangs. Der Dienst erfasst nicht, wer den Hinweis sieht oder anklickt, und setzt dafür keine Cookies, Zählpixel oder vergleichbaren Techniken ein. DEKObyte und seine Unterauftragsverarbeiter nehmen aus Anlass des Dienstes keinen Kontakt zu Tauschpartnern des Kunden auf, es sei denn, der Tauschpartner fordert ihn selbst an, etwa über palettenkonto.net. Ruft ein Tauschpartner palettenkonto.net auf, ist DEKObyte für die dortige Verarbeitung selbst verantwortlich.

(3) Der Kunde kann den Herstellerhinweis jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Mehrkosten durch Mitteilung in Textform an DEKObyte abschalten lassen. DEKObyte setzt die Abschaltung innerhalb von fünf Werktagen um und bestätigt sie in Textform. Die Abschaltung gilt für alle Tauschpartner des Kunden.

(4) Der Herstellerhinweis erscheint nur auf den deutschsprachigen Seiten.

2.8 Kopien und Auskünfte für Sie. Während der Aufbewahrungsfristen erhalten Sie auf Anforderung die Belege und das Entscheidungsprotokoll eines Zeitraums als Kopie, und zu einem einzelnen Tauschpartner alle zu ihm gespeicherten Daten; Fristen und Format regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (§ 10 Abs. 2a und § 9). Nach dem Ende des Vertrags gelten zusätzlich § 6 Abs. 2 und 3; in der Archivphase gibt DEKObyte Belege und Protokoll nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung heraus und wirkt bei einer Außenprüfung mit (§ 10 Abs. 5).

3 Was die Web-Bestätigung nicht tut

3.1 Keine Abfrage ruhender Salden. Salden ohne Bewegung fragt die Web-Bestätigung nicht ab – weder einen Übertrag, zu dem danach nichts mehr gebucht wurde, solange die Web-Bestätigung diesen Tauschpartner noch nie angeschrieben hat, noch einen bestätigten Saldo, der sich seitdem nicht geändert hat.

3.2 Keine Überwachung von Fristen. Die Verjährung Ihrer Ansprüche überwacht die Web-Bestätigung nicht (§ 8). Ruhende Salden lassen Sie bei Bedarf außerhalb der Web-Bestätigung bestätigen, etwa mit einer eigenen Saldenbestätigung zum Jahresabschluss.

3.3 Keine unterschriebene Saldenbestätigung. Die Web-Bestätigung holt keine Unterschrift Ihres Tauschpartners ein. Verlangt ein Vertrag mit einem Tauschpartner eine unterschriebene Saldenbestätigung, vereinbaren Sie mit ihm, dass eine Antwort über die Web-Bestätigung genügt.

3.4 Keine Prüfung, wem eine Adresse gehört. Die Web-Bestätigung schickt den Link an die E-Mail-Adresse, die Sie im Palettenkonto beim Tauschpartner hinterlegt haben. Der Beleg zeigt, dass über diesen Link geantwortet wurde – nicht, welche Person geantwortet hat. Im Streitfall müssen Sie belegen können, dass die Adresse zu Ihrem Tauschpartner gehört.

3.5 Keine Änderung Ihrer Buchungen. Die Web-Bestätigung ändert keine Buchung in Ihrem Palettenkonto und übernimmt nichts ohne Ihr Zutun (Nr. 2.5).

3.6 Antworten ohne neue Buchungen erscheinen nicht im Palettenkonto. Stimmt Ihr Tauschpartner nur einem Übertrag zu oder bestätigt er einen Ladungsträger, auf dem seit dem Übertrag nichts gebucht wurde, erscheint dazu im Palettenkonto nichts. Die Antwort ist trotzdem eingegangen; sie ist in der Web-Bestätigung gespeichert und steht auf dem Beleg. Mitgeteilt wird sie nach Nr. 2.6 auf Anfrage.

3.7 Keine Empfangsstelle außerhalb des Dienstes. Siehe § 9 Abs. 2.

3.8 Keine Werbung in den E-Mails an Ihre Tauschpartner. Die E-Mails an Ihre Tauschpartner enthalten keine Werbung; als Hinweis auf den Anbieter tragen sie nur die Anbieterzeile „Palettenkonto Confirm – ein Dienst von DEKObyte · Impressum“, dazu die Datenschutzangaben nach Nr. 2.2. Den Hinweis nach der Antwort regelt Nr. 2.7. Daten aus dem Dienst werden nicht für eigene Werbung verwendet (Vertrag zur Auftragsverarbeitung, § 5).

3.9 Keine Auswertung mit Personenbezug über Kunden hinweg. Siehe § 11 Abs. 2.

3.10 Keine Signatur. Der Beleg trägt keine elektronische Signatur, kein elektronisches Siegel und keinen qualifizierten Zeitstempel.

4 Was Sie tun

4.1 Angaben im Antrag. Sie machen die Angaben des Antrags (Anlage 2) vollständig und teilen Änderungen mit (§ 3 Abs. 3). Will Ihr Unternehmen andere Aufbewahrungsfristen als die Standardfristen, vereinbaren Sie sie vor dem ersten Versand und informieren Ihre Tauschpartner selbst.

4.2 Adressen pflegen. Hinterlegen Sie nur Adressen, die Ihr Tauschpartner Ihnen genannt hat oder die Sie aus der laufenden Korrespondenz kennen, möglichst mit der Firmendomain des Partners – keine eigenen und keine privaten Adressen. Tragen Sie bei Ihrer eigenen Firma eine E-Mail-Adresse ein. Sie steht als Antwortadresse in jeder Mail an Ihre Tauschpartner, sodass deren Rückfragen und Einwände direkt bei Ihnen ankommen.

4.3 Tauschpartner vorab informieren. Sagen Sie Ihren Tauschpartnern vor dem ersten Versand Bescheid; die Kundenanleitung enthält dafür einen Text mit dem Satz „Wie Ihre Daten dabei verarbeitet werden, steht unter https://confirm.palettenkonto.net/datenschutz.“ Sie stellen sicher, dass Ihre allgemeine Datenschutzinformation für Geschäftspartner Dienstleister für Software und Hosting als Empfänger nennt (Vertrag zur Auftragsverarbeitung, § 16 Abs. 5).

4.4 Connector laufen lassen. Für den Versand genügt es, wenn der Rechner in den 24 Stunden vor dem Versandlauf am Morgen des Versandtags einmal an war. Die Antworten Ihrer Tauschpartner holt der Connector aber nur ab, solange der Rechner läuft. Lassen Sie ihn deshalb an jedem Arbeitstag laufen.

4.5 Tauschpartner abstellen. Möchte ein Tauschpartner keine Bestätigungsanfragen mehr erhalten, setzen Sie ihn im Palettenkonto auf inaktiv oder ändern Sie die Adresse; der Dienst schreibt ihn dann nicht mehr an.

4.6 Einwände außerhalb des Dienstes beachten. Grün heißt: Ihr Tauschpartner hat der Buchung zugestimmt oder den Saldo bestätigt. Er kann eine frühere Bestätigung trotzdem später bestreiten, etwa wegen eines Irrtums. Das kommt entweder über die Web-Bestätigung als Wiedervorlage an (‚… nennt eine andere Zahl …‘ mit Begründung) oder per E-Mail, Telefon oder Brief direkt bei Ihnen. Behandeln Sie beides wie jeden anderen Einwand Ihres Tauschpartners. Das Grün im Palettenkonto ändert daran nichts.

4.7 Vor dem Entfernen des Connectors melden. Melden Sie sich bitte vorher bei uns. Antworten, die danach noch eingehen, kann der Connector nicht mehr abholen. Wir schließen deshalb zuerst die noch offenen Links und übergeben Ihnen Antworten, die Sie noch nicht abgeholt haben.

4.8 Fristen und Form. Fristen, insbesondere die Verjährung, überwachen Sie selbst (§ 8); eine vertraglich verlangte Unterschrift regeln Sie mit Ihrem Tauschpartner (Nr. 3.3).

5 Ende eines Vertrags („Mandant beenden“)

Endet der Vertrag, gleich aus welchem Grund, beendet DEKObyte Ihren Zugang nur in dieser Reihenfolge und hält jeden Schritt mit Zeitpunkt fest:

1. Ihr Zugang wird am Tag nach dem Ende des Vertrags deaktiviert, vor dem täglichen Versandlauf. Der Dienst nimmt keine Uploads mehr an und startet keine Versandläufe mehr.
2. Über die Links Ihrer Tauschpartner nimmt die Web-Bestätigung keine neue Antwort mehr an. Die Seite zeigt: „{firma} nutzt Palettenkonto Confirm nicht mehr. Über diesen Link kann keine Antwort mehr übermittelt werden. Bitte wenden Sie sich direkt an {firma}.“ Wer schon geantwortet hat, erhält seinen Beleg bis zur Grenze nach Nr. 2.4.
3. Offene Antworten holt Ihr Connector während der Frist nach § 6 Abs. 1 noch ab. Ist er schon entfernt, übergeben wir sie Ihnen als Export. Antworten, aus denen im Palettenkonto nichts entsteht (Nr. 3.6), teilen wir Ihnen mit.
4. Erst dann wird Ihr letztes Zertifikat widerrufen.
5. Belege, Entscheidungsprotokoll und die zugehörigen Aufstellungen gehen in die kostenfreie Archivphase nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder werden auf Ihr Verlangen herausgegeben und gelöscht; den Export nach § 6 Abs. 2 können Sie vorher anfordern. Alle übrigen Daten werden spätestens drei Monate nach dem Ende des Vertrags gelöscht.

Ein bloßer Widerruf Ihres Zertifikats beendet Ihren Zugang nie. Nach Ablauf der Frist nach § 6 Abs. 1 können Sie den Connector entfernen; die Anleitung steht unter https://palettenkonto.net/download/anleitung/#connector-entfernen. Ihre Buchungen im Palettenkonto bleiben in jedem Fall unverändert.

Anlage 2 · Antrag

2.1 So beantragen Sie

Schicken Sie den Antragstext aus Nr. 2.2 per E-Mail an info@palettenkonto.net, zusammen mit der Antragsdatei client.csr. Füllen Sie alle Angaben aus; ohne sie können wir Ihren Zugang nicht einrichten (§ 3 Abs. 3). DEKObyte bestätigt die Annahme per E-Mail; erst dann erhalten Sie Ihr Zertifikat.

2.2 Antragstext

Betreff: Antrag Web-Bestätigung – [Firma]

Wir beantragen die Einrichtung des Zusatzmoduls „Web-Bestätigungen“.

Firma: … · Anschrift: … · Ansprechpartner (Name, Funktion): … · E-Mail für Mitteilungen zum Vertrag: … · Telefon: …

E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen unserer Tauschpartner: … · Datenschutzbeauftragter (falls benannt): … · Wir sind Kaufmann oder nach Steuergesetzen zur Führung von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet: ja/nein. · Wir übernehmen die Standardfristen der Anlage „Löschkonzept“ zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung: ja/nein (bei nein vereinbaren wir andere Fristen vor dem ersten Versand und informieren unsere Tauschpartner selbst).

Die Antragsdatei client.csr ist angehängt.

Wir handeln als Unternehmer (§ 14 BGB). Wir nehmen die Nutzungsbedingungen für die Web-Bestätigung (Fassung vom 03.11.2026) und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Fassung vom 03.11.2026) an, beide abrufbar unter https://palettenkonto.net/vertragsunterlagen/.

Wir sind einverstanden, dass DEKObyte uns das Ende unserer kostenlosen Nutzung sowie Preis und Bedingungen für die Fortsetzung per E-Mail mitteilt und uns die Fortsetzung anbietet: mindestens sechs Wochen vor diesem Ende oder, wenn Preis und Bedingungen bei Annahme dieses Antrags schon feststehen, mit der Annahme; stehen sie sechs Wochen vor diesem Ende noch nicht fest, sobald sie feststehen. Die kostenlose Nutzung dauert bis zum Ablauf unserer Palettenkonto-Lizenz, die bei Eingang dieses Antrags läuft, einschließlich einer bis dahin erworbenen Verlängerung, längstens ein Jahr ab Eingang dieses Antrags. Danach läuft der Dienst nur weiter, wenn wir ihn ausdrücklich bestellen; ohne Bestellung entstehen keine Kosten, und der Dienst endet mit dem Ende der kostenlosen Nutzung.

[Name, Funktion]

Die Angaben in eckigen Klammern und die Stellen mit „…“ füllen Sie aus; bei „ja/nein“ streichen Sie das Nichtzutreffende.

2.3 Freiwillige Einwilligung zum Selbst-Ergänzen

In der Kundenanleitung, nicht in der Vorlage:

Möchten Sie von DEKObyte per E-Mail über Neuerungen und Angebote zum Palettenkonto informiert werden, ergänzen Sie bitte den Satz: ‚Wir möchten per E-Mail Informationen und Angebote zum Palettenkonto erhalten; diese Einwilligung können wir jederzeit widerrufen.‘

Die Einwilligung ist freiwillig. Ihr Antrag hängt nicht davon ab.

2.4 Hinweis zur Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse

Daneben und in der Annahmebestätigung (Nr. 2.5) steht immer dieser Hinweis, den DEKObyte bei jedem Antrag auf die Web-Bestätigung gibt:

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse auch, um Sie über eigene ähnliche Produkte und Zusatzmodule zum Palettenkonto zu informieren. Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – eine kurze Nachricht an info@palettenkonto.net genügt.

Für Anträge aus dem Ausland zusätzlich:

We also use your e-mail address to inform you about our own similar products and add-on modules for Palettenkonto. You may object to this at any time without incurring any costs other than the transmission costs at basic rates – a short message to info@palettenkonto.net is sufficient.

2.5 Annahmebestätigung durch DEKObyte (Muster)

DEKObyte schickt sie vor der Ausstellung des Zertifikats:

Vielen Dank für Ihren Antrag vom [Datum des Antrags]. Wir nehmen ihn an. Es gelten die Nutzungsbedingungen (Fassung vom 03.11.2026) und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Fassung vom 03.11.2026). Ihr Zertifikat erhalten Sie in Kürze.

Ihre kostenlose Nutzung endet am [Ende der kostenlosen Nutzung].

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse auch, um Sie über eigene ähnliche Produkte und Zusatzmodule zum Palettenkonto zu informieren. Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – eine kurze Nachricht an info@palettenkonto.net genügt.

[Bei Anträgen aus dem Ausland zusätzlich:] We also use your e-mail address to inform you about our own similar products and add-on modules for Palettenkonto. You may object to this at any time without incurring any costs other than the transmission costs at basic rates – a short message to info@palettenkonto.net is sufficient.

Mit freundlichen Grüßen · [Name] · DEKObyte – Software & IT-Beratung · Inhaber Dennis Korittke · Am Feuerwehrhaus 5 · 37191 Katlenburg-Lindau · Telefon +49 (0) 55 51 – 91 30 51 · info@palettenkonto.net · USt-IdNr. DE309848360

Stehen Preis und Bedingungen bei der Annahme schon fest, folgt nach Absatz 2 der Inhalt der Mitteilung nach § 4 Abs. 4 (Preis und Bedingungen für die Zeit nach dem Ende der kostenlosen Nutzung).

2.6 Kunden, die schon einen Zugang haben

Wer schon einen Zugang zur Web-Bestätigung hat, schickt den Antragstext aus Nr. 2.2 ohne neue Antragsdatei, bevor er den Dienst mit echten Daten nutzt; der Satz „Die Antragsdatei client.csr ist angehängt.“ entfällt.